Les différents outils de communication

Publié par Grégory D. le 02/12/2020

temps de lecture16 minutes

La communication est aujourd’hui indispensable pour une entreprise, peu importe son ampleur. Le bouche-à-oreille, une carte de visite, un site web ou une page Facebook permettent de transmettre vos informations et de vous rapprocher de vos clients.
Nous aborderons dans cet article la marche à suivre pour choisir vos outils de communication externe. Vous trouverez ensuite une liste des principaux outils ainsi que leurs intérêts et contraintes.

 

La communication externe des entreprise

 

Qu’est-ce qu’un outil de communication ?

Dans le monde de l’entreprise, les outils de communication, ou supports de communication, sont les différents moyens dont dispose l’entreprise afin de transmettre une information.

Les outils de communication interne

Ils permettent de communiquer avec les employés. Ils sont très utiles pour les plus grandes entreprises, car ils donnent les mêmes informations à tous les employés concernés.

Les outils de communication externe

Ils sont les plus courants : un site internet, une carte de visite, une affiche dans la rue… Ils servent à « parler » à votre public cible.

Comment choisir ses outils de communication ?

📈 1. Définir ses objectifs

Tout d’abord, il faut connaître vos objectifs en matière de communication. On peut en distinguer trois sortes :

  • Accroître la notoriété (faire connaître l’entreprise)
  • Développer l’image de l’entreprise (transcrire vos valeurs et créer une communauté)
  • Faire passer à l’action (inciter à la consommation)

Ces objectifs sont la plupart du temps inscrits dans une synergie. Les trois sont étudiés et associés lors de la création de vos outils de communication. Cependant, pour que vos supports soient efficaces et impactant, il vaut mieux établir un ordre d’importance. Le résultat final sera alors plus concluant.

🎯 2. Connaître sa cible

Une autre étape tout aussi importante est d’établir son public cible. Déterminer à qui seront destinés les différents outils de communication permet de choisir les supports adaptés. Ce choix influence aussi la création des supports de communication, le vocabulaire, les couleurs. C’est une étape déterminante qui est parfois sous-estimée.

🗓️ 3. Convenir d’une date

C’est la dernière étape pour choisir ses outils de communication. Si votre date est trop proche, certains supports vous seront inaccessibles à cause des délais de création, d’impression ou de mise en ligne. En revanche, si votre date est trop éloignée, votre support sera prêt en avance, mais impossible à modifier ou à stocker, selon sa nature. Il faut donc fixer une date butoir, choisir les outils et faire un rétroplanning selon les supports.

Créer un rétroplanning est important mais demande un peu d’organisation, il faut :

  • Choisir une date butoir
  • « Remonter » dans le temps en calculant les délais de création, d’impression, de mise en ligne ou d’expédition selon les cas.
  • S’assurer que les délais pourront être tenus par les intermédiaires. (Il vaut mieux prévoir quelques jours de plus.)

Outre le retroplanning qui est réalisable une fois les outils de communication bien définis, convenir d’une date finale offre d’autres avantages. On peut profiter d’un évènement tel que la Saint-Valentin ou Halloween pour suivre une thématique et réaliser une campagne plus engageante.
Ou alors, si votre offre concerne plutôt l’été, il est possible de créer du contenu poussant à l’action durant cette période et de favoriser du contenu identitaire le reste de l’année. Chaque projet est différent et mérite une étude personnalisée.

En résumé

Les étapes à suivre avant de choisir ses supports de communication peuvent être simplifiées par trois questions :

  • Pourquoi ?
  • Pour qui ?
  • Quand ?

Une fois que vous avez clarifié tous ces points, arrive la question du Comment ?
Que l’on peut traduire par « quels moyens ? ». Il faut alors choisir les outils de communication qui seront mis en place. En répondant à ces questions, une agence qualifiée saura vous conseiller sur les supports les plus adaptés.

 

les étapes pour choisir ses outils de communication

 

Voici ensuite la liste des outils de communication. Elle n’est pas exhaustive mais présente les supports les plus importants et couramment utilisés ainsi que leurs intérêts.

📢 Les outils de communication les plus importants

Ces trois outils sont indispensables à (presque) toutes les entreprises.

-Le nom de l’entreprise

C’est le premier outil que vous choisissez, avant même de parler d’outils de communication. Son importance est pourtant cruciale.
Un nom simple et accrocheur permet d’attirer l’attention, alors qu’un nom complexe pourra donner plus de détails. Pour certains domaines, votre activité et nom peuvent suffire. Par exemple « Garage Henri » indique clairement votre domaine et ajoute une touche personnelle. À contrario, « le lama rupestre » n’indique pas forcément votre activité, mais transmet une ambiance légère et fun. Il faut donc connaître ses objectifs pour choisir un nom qui vous correspond.

-La carte de visite

Avant même le logo, la carte de visite est indispensable à toutes les entreprises qui rencontrent leurs clients. En effet, dans certains cas il vous est possible de vous passer d’un logo. Par exemple, un professeur particulier pourra utiliser seulement son nom. Mais une carte de visite lui sera tout de même indispensable pour présenter son domaine, son secteur et ses informations de contact.

Pour une entreprise disposant d’une plus grande portée, la carte de visite permet d’ancrer l’identité de l’entreprise. Avec son logo et un design adapté, on reconnaîtra directement la marque et le contact sera à portée de main. Pour les entreprises avec plusieurs commerciaux, une carte de visite déclinée avec les noms et informations de contact de chacun permet aux clients de reprendre contact avec la même personne. On évite ainsi des intermédiaires supplémentaires, ce qui améliore le service client.

-Le logo

Le logo est primordial pour votre identité d’entreprise. C’est grâce à lui que vos clients vous reconnaîtront. Un bon logo doit transmettre vos valeurs de par ses formes, ses couleurs et son agencement. Le nom de l’entreprise ne figure pas toujours sur le logo, si votre logo est déjà associé au nom de votre entreprise ce n’est pas un problème. Mais si votre activité démarre ou se fait à petite échelle, le public ne saura pas de quoi on parle.

Pour des raisons pratiques, votre logo peut être décliné en plusieurs versions. Une avec le nom, une sans le nom, une verticale, une horizontale… Cela permet d’avoir une image cohérente et esthétique dans toutes les situations.

Un autre enjeu majeur du logo est son redimensionnement. Grandir votre logo en .PNG entrainera une perte de qualité (pixellisation). Pour remédier à cela, votre logo doit être réalisé en vectoriel. Il ne sera plus composé de pixel comme une image, mais de vecteurs, qui généreront des pixels selon la taille du logo. Il sera donc dit vectoriel et redimensionnable à l’infini.

 

les outils de communication les plus importants

 

 

📄 Les supports de communication imprimés

Il existe une multitude de supports et parfois plusieurs dénominations pour un même support. La liste suivante clarifiera les principaux outils et leur but.

-La plaquette commerciale

La plaquette commerciale est le support print qui présente votre entreprise, ses services et ses produits. Son design est important car il n’est pas amené à changer fréquemment. Votre plaquette peut durer plusieurs années. Votre identité graphique (logo, typographies, couleurs) doit y être présente afin que vos clients et prospects puissent vous reconnaître. Le texte doit être simple et compréhensible. Il faut aussi y retrouver toutes les informations de contact : téléphone, site internet, email, adresse…

Le plus souvent, la plaquette est imprimée en recto verso sur une feuille A4. Il est aussi courant d’en voir au format A3 plié en deux. Le format fini est donc un A4 deux volets, qui peut s’ouvrir. Il est possible de faire beaucoup d’autres formats selon les imprimeurs : 3 volets ou plus, carré, pli fenêtre… Dans tous les cas, le papier doit être d’assez bonne qualité afin qu’il « se tienne », dure dans le temps et fasse une bonne première impression.

La plaquette est distribuée de préférence en main propre, par un membre de l’entreprise, à un client ou un prospect. Elle peut aussi être envoyée au format PDF. Il n’est donc pas nécessaire d’en imprimer une grande quantité, ceci soulage le budget, qui peut être redirigé vers un papier de meilleure qualité par exemple.

-Le dépliant

Le dépliant est très semblable à la plaquette. C’est un support imprimé aux formats divers, comprenant au moins un pli. Les formats les plus courants sont le A4 plié en deux qui donne un format fini A5, ou le A4 plié en 3 que l’on retrouve pour la plupart des dépliants touristiques.

Il se différencie de la plaquette par son contenu. Disposant de moins de place, il est plus direct, il ne présente pas l’entreprise mais montre directement les produits ou services. Un dépliant n’est pas non plus destiné à rester d’actualité, si vos prix évoluent par exemple. La qualité du papier choisi peut alors être moins bonne que celle d’une plaquette commerciale.

Le dépliant est imprimé et distribué à grande échelle. Il est envoyé directement en boîte aux lettres ou bien laissé à disposition dans des lieux adéquats.

-La brochure

Une brochure désigne plusieurs feuilles brochées ensemble (agrafées) en leurs milieux, créant alors un pli. Les agrafes imposent des contraintes concernant le nombre de pages : une feuille, une fois assemblée, créée en réalité 4 pages. On agrafe au minimum 2 feuilles, il faut donc au moins 8 pages. Par ailleurs, les agrafes ne peuvent pas supporter un grand poids, il y a donc un maximum d’environ 12 feuilles, soit 48 pages, selon le papier choisi. Pour ajouter des pages il faudra opter pour une autre reliure : collage, couture…
Autre avantage, la couverture peut être d’un papier différent de celui des pages intérieures, plus rigide ou brillant par exemple.

Le but d’une brochure commerciale est de présenter vos produits et services afin de provoquer l’achat et de faire parler de votre entreprise. Disposant de plus d’espace qu’un dépliant, la brochure peut s’apparenter à un catalogue de plusieurs de vos produits et services. Les visuels y sont bienvenus car ils sont convaincants et attrayants.

Une fois encore de façon semblable au dépliant, la brochure est souvent envoyée en boîte aux lettres ou laissée à disposition dans certains lieux.

-Le flyer

Le flyer (aussi appelé tract) se compose d’une feuille simple, sans pli. Il est la plupart du temps imprimé en recto-verso au format A5 ou A4.

Son format ne laisse place qu’à un seul message, pour promouvoir une offre ou bien un évènement. Il réduit aussi sa durée de vie car il est facile de le jeter ou de le perdre. C’est pour cela que votre message doit être percutant au premier coup d’œil. Le côté éphémère influe également sur le choix du papier. Un papier basique est suffisant, ceci permet d’imprimer en plus grande quantité. Le principe est ici opposé à celui de la plaquette commerciale, on distribue en grande quantité afin de capter quelques intéressés.

La distribution se fait en général de main à main dans la rue ou lors d’un évènement. Il peut cependant être envoyé en boîte aux lettres ou laissé à disposition, afin de cibler plus précisément votre public.

-L’affiche

Une affiche se compose d’une feuille, imprimée uniquement côté recto, l’autre face étant collée au panneau ou au mur. Sa taille va du A4 à des formats plus spécifiques pour les bus, le métro, les colonnes Morris ou les très grandes tailles…

Contrairement aux supports précédents, l’affiche n’est pas destinée à être manipulée par les lecteurs, son papier n’a donc pas besoin de finition particulière. Elle est aussi vue à une distance variable selon son emplacement. Les textes, logos et images doivent donc être assez grands.

L’emplacement de l’affiche peut être loué sur une certaine durée, elle est donc privilégiée pour annoncer un évènement ou une offre limitée.

-Le kakémono et le roll-up

Ils sont sensiblement la même chose. Le kakémono est attaché par le haut tandis que le roll-up est posé au sol et maintenu vertical grâce à un socle. Le format standard de ces supports est de 85 x 200cm, bien que certaines imprimeries peuvent proposer d’autres formats. L’impression ne se fait plus sur papier mais sur du PVC, plus rigide. Il existe cependant différentes qualités, plus ou moins souples, transparentes ou brillantes, selon les imprimeurs.

Les kakémonos et les roll-ups sont les formats de prédilection lors d’un salon ou d’une foire.  Leur contenu est similaire à celui de l’affiche : direct et visible de loin. Un design représentatif de l’entreprise est encore une fois de plus important, les visiteurs assimilerons directement votre image de marque et vous reconnaitrons plus simplement.

Étant donné que ces supports ne sont pas distribués, leur coût est vite amorti si vous participez souvent à des évènements.

-Le drapeau, oriflamme ou flag

Le drapeau, ou flag en anglais, est un support moins commun mais important selon les domaines. Il se remarquera facilement lors d’évènements en extérieur, ou à l’entrée d’une boutique. Les formats varient beaucoup, allant de 2 à 6 mètres de haut ! Les formes aussi sont variées, après les rectangles on trouve des formes de goutte, des coins arrondis…

Leur contenu et leur rentabilité est presque identique au kakémono et au roll-up. Le contenu est direct et visible de loin et le support n’est pas distribué, son coût est donc ponctuel et vite amorti.

 

✨ Nos astuces pour le print

-Ajoutez des finitions

Il est possible d’ajouter un pelliculage sur vos supports imprimés. Une couche brillante, mat ou satiné viendra parfaire vos supports.
Il est aussi possible d’ajouter du vernis sélectif. Il s’appliquera alors sur une zone définie, cela nécessite la création d’un fichier supplémentaire pour indiquer où se situera cette zone. Grâce à cela votre logo ou une information peuvent être mis en avant avec du volume ou de la brillance.

-Pensez à la découpe

Comme son nom l’indique, la découpe, ou forme de découpe, consiste à couper une partie de votre document. Cette pratique est bien moins courante que le vernis et le pelliculage car elle est couteuse, mais elle fait ressortir le document d’autant plus. Une forme de découpe implique aussi la création d’un fichier pour indiquer la découpe à faire. L’imprimeur façonnera alors la forme à découper. Elle vous appartiendra et pourra être réutilisée, sans repayer les frais de création.

Il existe parfois déjà des formes existantes chez l’imprimeur, elles amènent aussi de l’originalité à prix réduit. Une carte de visite au coins arrondis saura faire bonne impression !

🌐 Les supports de la communication digitale

Ils sont très importants étant donné la constante évolution du digital. Ils sont cruciaux dans votre stratégie globale et sont modulables selon vos objectifs.

-Le site internet

C’est l’outil principal de votre communication digitale. Il est flexible et peut contenir toutes les informations que vous souhaitez y faire figurer :

  • Adresse, téléphone, mail
  • Heures d’ouverture
  • Présentation de votre entreprise
  • Présentation de vos services, offres et produits

Votre site est également une passerelle clé pour vous contacter. Grâce à un formulaire, les clients entre d’eux-mêmes en relation avec vous. Si votre site est e-commerce (si vos produits y sont vendus en ligne) vous aurez alors des commandes et un revenu grâce à celui-ci.

La création de site internet n’est pas simple et s’entourer de professionnels est fortement conseillé. Pour que votre site soit une vitrine attrayante et véhicule une bonne image de marque il faut qu’il réponde à plusieurs impératifs :

  • Le responsive design
    Le site s’adapte à toutes les tailles d’écrans (pc, tablettes, téléphones, télévisions).
  • Les normes légales
    Si le site récolte des données ou utilise des cookies vous devez préciser leurs utilisations, leur durée de vie… Pour ce faire une politique de confidentialité aux normes RGPD doit être accessible à tout moment.
    Une page contenant les mentions légales doit aussi être accessible à n’importe quel instant. On y inscrit les informations de la société (adresse, contact, SIRET), l’hébergeur du site, le responsable de publication…
  • La sécurité
    Afin de garantir la sécurité et de rassurer les utilisateurs, votre site doit être soumis au protocole HTTPS. Cela se fait via un certificat SSL. Votre hébergement influe également sur ce critère.

Le site internet est donc primordial dans votre communication digitale. Il est possible de s’en passer et d’utiliser uniquement les réseaux sociaux si votre activité est simple et à petite échelle. Cependant, dès que vous aurez un volume d’affaire important, le site soulagera votre emploi du temps et, en addition aux réseaux sociaux, vous amènera de nouveaux clients.

 

-Les réseaux sociaux

Bien qu’ils soient souvent associés à la vie privée, les réseaux sociaux ont leur place dans votre communication digitale. C’est l’endroit idéal pour créer un lien avec votre clientèle, développer l’identité de marque et promouvoir vos produits. Les contenus sont variés selon le réseau choisi. Le plus courant est de publier des visuels ou des vidéos courtes mais des sondages ou des concours peuvent être organisés. Ils impliquent encore plus les clients dans l’entreprise. Un autre contenu très impliquant est la présentation des « backstages », cela humanise et valorise votre travail.

Il y a huit réseaux majeurs et chacun a ses particularités et son public :

  • Facebook
  • Instagram
  • Pinterest
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Snapchat
  • TikTok
  • Youtube

Pour communiquer avec les jeunes il faut plutôt utiliser Snapchat et TikTok. Pour des contenus créatifs, Pinterest est le plus adapté… Mais le plus important est de choisir le réseau sur lequel vous serez actif.

-La vidéo

La vidéo est un outil de communication auquel on ne pense pas toujours. À l’instar de la plaquette, la vidéo est adaptée pour présenter votre entreprise, ses produits et ses services. C’est un format captivant qui retient l’attention assez longtemps lorsqu’elle est bien réalisée.

On distingue deux types de vidéos. Il y a d’abord les vidéos avec des images tournées « en vrai » et les vidéos en motion design, avec des illustrations animées. Le premier genre permet de présenter vos locaux ou de montrer votre savoir-faire. Il apporte aussi un côté humain. Le second type quant à lui est préféré pour présenter des données ou expliquer un concept. Il peut sembler plus impersonnel, mais y intégrer des personnages et d’autres vidéos est tout à fait possible.

Peu importe votre style de vidéo, une réalisation et un montage de qualité renverront une image moderne. La vidéo peut s’utiliser sur vos réseaux sociaux ou sur votre site internet. Elle peut aussi être projetée en continu lors d’un salon ou en office de tourisme. Finalement elle peut être diffusée en tant que publicité sur une vidéo internet ou directement sur un panneau animé dans la rue.

Selon son lieu de diffusion il faudra adapter le format, le rythme et l’audio.

 

les supports de communication externe les plus courants

 

✔️ En conclusion

Choisir ses outils de communication est assez naturel. C’est cependant mieux de s’entourer de professionnels afin de ne rien laisser de côté lors de votre décision. Il en va de même pour la création ! Au sein de notre agence de communication nous réalisons la plupart des supports cités ci-dessus. Contactez-nous sans plus attendre pour parler de votre projet.

La liste n’est pas exhaustive, si votre projet n’y figure pas vous pouvez nous contactez et nous étudierons votre demande.

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